Verklaring Omtrent Gedrag – neem geen risico

Iedereen moet veilig en met plezier aan de start kunnen staan; of dat nu een jonge atleet in het startvak is of een recreant op de baan. Als Nederlandse Ski Vereniging willen we dat iedere wintersportorganisatie een plek is waar sporters zich welkom, gerespecteerd en veilig voelen. Daarom ondersteunen we aangesloten organisaties bij het voorkomen van grensoverschrijdend gedrag in al zijn vormen. De vier v’s vormen de basis voor een veilig wintersportklimaat. Vorige maand bespraken we de vastgestelde gedragscode. Deze maand staat de derde v centraal: de VOG.

De derde v: Verklaring Omtrent Gedrag

Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) laat zien dat iemand in het verleden geen strafbare feiten heeft gepleegd die relevant zijn voor de functie. Het is een eenvoudige manier om zeker te weten dat iemand die binnen jouw wintersportorganisatie actief wordt, met vertrouwen kan worden ingezet. Daarnaast laat je met een VOG zien dat je sociale veiligheid serieus neemt en actief wilt voorkomen dat ongewenst gedrag binnen de organisatie plaatsvindt.

Sommigen vragen zich af: “Is een VOG niet vooral symbolisch?” Het antwoord is nee. In verschillende situaties is gebleken dat een VOG had kunnen voorkomen dat iemand met een risicovol verleden opnieuw actief werd in de sport. Je weet nooit volledig wat er in iemands verleden speelt, maar door een VOG standaard te vragen verklein je die onzekerheid aanzienlijk. Het is geen garantie, maar wel een belangrijk document dat misstanden kan voorkomen.

Drie herkenbare situaties

Als bestuurder of eigenaar van een wintersportorganisatie ben je verantwoordelijk voor een veilige omgeving op en rond de baan. Je wilt kunnen vertrouwen op iedereen die met sporters werkt, van trainers en begeleiders tot vrijwilligers. Een VOG helpt om dat vertrouwen te onderbouwen. De volgende drie situaties laten zien waarom die controle geen formaliteit is, maar een belangrijk onderdeel van goed bestuur.

Een VOG is geen formaliteit, maar een vanzelfsprekend onderdeel van goed bestuur binnen iedere wintersportorganisatie.

Situatie 1: Snelle hulp zonder controle
Een vrijwilliger biedt spontaan aan om te helpen bij een druk weekend. De wintersportorganisatie is blij met de extra handjes en zet hem direct in, zonder VOG. Enkele weken later blijkt dat deze persoon eerder betrokken was bij grensoverschrijdend gedrag bij een andere vereniging. Dat leidt tot onrust bij ouders en bestuur. Sindsdien vraagt de wintersportorganisatie ook bij korte inzet standaard een VOG.
Wat je hiervan leert: ook incidentele vrijwilligers moeten een VOG hebben. Eén gemiste controle kan gevolgen hebben voor de veiligheid en het vertrouwen binnen de organisatie.

Situatie 2: Verlopen VOG, niemand die het merkt
Een trainer begeleidt al jaren met plezier de jeugd. Omdat iedereen hem kent, wordt er nooit meer naar zijn VOG gekeken. Bij een controle blijkt dat de verklaring al meer dan twee jaar verlopen is. Het bestuur besluit een registratiesysteem in te voeren zodat duidelijk is wanneer VOG’s vernieuwd moeten worden. Zo blijft de administratie op orde en is de controle structureel geregeld.
Wat je hiervan leert: een actueel overzicht helpt om te bewijzen dat iedereen die actief is binnen je wintersportorganisatie zorgvuldig is gescreend.

Situatie 3: Nieuwe begeleider goed gescreend
Voor een wintersportreis wordt een externe trainer ingehuurd. De wintersportorganisatie vraagt direct een VOG aan en informeert bij de vorige organisatie waar de trainer actief was. Alles blijkt in orde en dat wordt ook gecommuniceerd naar ouders en deelnemers. Die openheid zorgt voor vertrouwen bij iedereen die meegaat en bevestigt dat veiligheid binnen de wintersportorganisatie structureel geregeld is.
Wat je hiervan leert: door vooraf te screenen en transparant te zijn, bouw je vertrouwen op en laat je zien dat je als organisatie grip hebt op veiligheid.

Een VOG aanvragen: aanpak in zes stappen

Wintersportverenigingen kunnen gebruikmaken van de Gratis VOG-regeling. Anders georganiseerde wintersportorganisaties kunnen stap 1 overslaan en direct naar stap 2.

Stap 1: Maak gebruik van de Gratis VOG-regeling

Als wintersportvereniging kun je gratis een VOG aanvragen voor vrijwilligers via de Gratis VOG-regeling. Je toont aan dat je beleid op orde is als je een gedragscode hebt opgesteld en een vertrouwenscontactpersoon (VCP) hebt aangesteld. De toelating tot de regeling verloopt na vijf jaar. Daarna moet je opnieuw een aanvraag doen.

Stap 2: Vraag e-Herkenning aan

Wat DigiD is voor jouw als persoon, is e-Herkenning voor organisaties. Voor het aanvragen van VOG’s heb je dit nodig. Vraag e-Herkenning aan bij een erkende leverancier via deze pagina. De kosten liggen tussen € 20 en € 40 per jaar. Een meerjarig abonnement is vaak voordeliger. Wintersportverenigingen hebben EH2+ nodig.
Handig om te weten: e-Herkenning gebruik je ook voor subsidies, vergunningen en contact met de Belastingdienst. Controleer dus of je organisatie dit al heeft!

Stap 3: Zet de VOG klaar

Zet de VOG klaar voor vrijwilligers, leraren, trainers en coaches via mijn.justis.nl/vog. Vink in stap 2.4 het juiste screeningsprofiel aan. Bij meerdere aanvragen tegelijk kan het handig zijn iemand binnen de wintersportorganisatie te machtigen om het proces te beheren. De tekenbevoegde persoon (bekend bij de secretaris) kan dit regelen via deze link.

Stap 4: Laat de aanvraag afronden

De aanvrager ontvangt een link, vult de gegevens aan, logt in met DigiD en geeft akkoord. De aanvrager kiest zelf of de VOG per post of digitaal wordt ontvangen.

Stap 5: Laat de VOG tonen en registreer deze

De vrijwilliger of trainer toont de VOG aan de wintersportorganisatie. Registreer dat je deze hebt gezien, met de datum van inzage en de vervaldatum (drie jaar na afgifte). Controleer de echtheid via deze link of via Validatie.nl en bewaar of kopieer de VOG niet.

Stap 6: Hou de administratie up-to-date

Aan het eind van elk seizoen weet je welke nieuw zijn en van wie de VOG bijna verloopt. Zorg dat vóór de start van het nieuwe seizoen alles gecontroleerd is. Zo begin je met een gerust hart aan een nieuw wintersportjaar.

Aan de slag met de VOG?

Het volledige stappenplan en meer informatie over de vier v’s vind je op deze pagina.

Tip: maak gebruik van de expertpoule van NOC*NSF. Experts helpen je organisatie om de VOG-regeling goed en duurzaam in te voeren. Zij kunnen tot tien uur ondersteuning bieden. Meer informatie vind je hier of mail naar [email protected].